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La importancia de un departamento de operaciones de comercio exterior en su empresa

Por Manuel Flores Zarza, egresado de  la Maestría en Logística y Negocios Internacionales de la Universidad Anáhuac Sur
Resulta poco concebible que aún a la fecha, cuando nuestro país ha suscrito 12 tratados de libre comercio con 43 países, entre otros acuerdos de carácter arancelario preferencial con otras naciones; el que algunas empresas privadas, incluso instituciones de carácter público, se encuentren al margen de la constitución de un departamento que controle y regule las diferentes operaciones de comercio exterior dentro de su organización.
Si partimos del supuesto que derivado de una exitosa negociación internacional obtendremos una ventaja competitiva para nuestros productos adquiridos en el extranjero; resulta por demás justificable que el proceso operativo de la logística internacional optimice los recursos materiales, económicos y de tiempo para su empresa.
Lo anterior, permitirá que finalmente la integración del precio de venta de aquellos productos cuyo origen de su manufactura sea de importación, o bien el mismo producto sin requerir algún proceso de transformación; sea mas rentable para la empresa. Resulta por demás evidente que, lo contrario a lo antes expuesto elevaría el precio de venta de los productos, posicionándolos fuera de mercado y competencia.
Sin embargo, no solamente debemos analizar las ventajas comerciales que se obtendrían de una área especializada; de hecho resulta conveniente citar hoy día, que la logística para las empresas debe conceptualizarse como una ventaja competitiva.  No obstante lo anterior, el especializar un área de operaciones de comercio exterior, permitirá a la empresa atender y cumplir cabalmente aquellas regulaciones, disposiciones y demás reglamentación que demanda de las empresas un control muy puntual y transparente de sus operaciones.
Sin pretender ser un tratado sobre el tema objeto del presenta artículo, es conveniente mencionar que la especialización de las áreas dentro de una organización transmite seguridad patrimonial, jurídica, económica, entre las principales variables en juego. Es común encontrar en las empresas que el “especialista” de “tráfico”, “importaciones”, “logística” depende en la estructura organizacional de un departamento de compras, suministro o adquisiciones. Lo anterior puede ser una ventaja “administrativa”; sin embargo también lo es una desventaja, ya que finalmente las actividades del especialista antes comentado, son una consecuencia de una función de compras/abastecimiento que puede limitar la debida observancia de aquellas disposiciones vitales que en materia de comercio exterior pueden resultar convenientes para la empresa, ya que finalmente el responsable del departamento se enfocará a la consecución de su programa anual de adquisiciones sin trascender y reflexionar sobre aspectos estratégicos de la materia.
Erróneamente en algunos otros casos se le identifica a la función de aquel especialista, como una labor de “seguimiento a las operaciones”, vinculando actividades como la administración de contratos o pedidos de compraventa internacional, también dependiente de una gerencia o departamento de compras. Si consideramos lo que el diccionario de la Real Academia Española define como seguimiento, encontraremos que se refiere a la acción o efecto de seguir o seguirse; la palabra seguir a su vez, tiene la connotación: proseguir o continuar en lo empezado; lo cual no nos dice nada prácticamente; si acaso solamente algunos prolegómenos sobre lo que un departamento de operaciones de comercio exterior puede realizar.
Es decir, más que el seguimiento a las operaciones, si recordamos el proceso administrativo, éste nos evidencia una lógica secuencial de la planeación, organización, integración, dirección y control. Lo antes expuesto, aplica a las operaciones de comercio exterior de un departamento; por lo tanto y en principio como citan los abogados, no podemos llamar “seguimiento a las operaciones” a un departamento de operaciones de comercio exterior, ya que como se ha comentado, dicho departamento para su correcta operación requerirá desde el inicio de sus procesos operativos de una planeación, de una organización, etc., concluyendo que lo ideal es que dicho departamento dependa de aquella autoridad organizacionalmente hablando que no tenga un interés particular en las áreas de compras, ventas o producción, en otras palabras, debemos permitir que dicho departamento o sector no sea influenciado por aspectos de costos, objetivos de ventas, etc., que limiten su operatividad.
Pero vayamos más al fondo en las actividades que un departamento de operaciones de comercio exterior debiera atender dentro de la organización.
Para muchas personas y empresas, las operaciones de comercio exterior, representan un verdadero reto profesional, es enfrentarse a diferentes aspectos geográficos, culturales, económicos, financieros,  incluso políticos. ¿Alguna vez se ha preguntado como podría atender su organización una venta de exportación en oriente?. Aunque parezca fuera de contexto el cuestionamiento anterior, resulta por demás elocuente que la respuesta obligada es que usted deberá recurrir a un especialista en comercio exterior, si es que desea asegurar el éxito de la relación comercial con aquella empresa interesada en sus productos. Sin descuidar la línea original del planteamiento del presente documento, listaremos a continuación de manera enunciativa más no limitativa aquellas actividades principales que todo departamento de comercio exterior debiera atender, a saber:
  • Análisis, interpretación y aplicación de tratados internacionales, acuerdos especiales
  • Conocimiento y aplicación del sistema legal que rige el comercio exterior de México y de aquellos mercados objetivos en la exportación.
  • Legislación y despacho aduanal
  • Regulaciones arancelarias y no arancelarías
  • Medios y formas de cobro y pagos internacionales
  • Conocimiento de los Términos de Comercio Internacional (INCOTERMS)
  • Distribución internacional
  • Documentos de embarque
  • Medios de transporte
  • Seguros y Fianzas
  • Seguridad
  • Canales de distribución
  • Embalaje
  • Regionalización mundial; bloques regionales de comercio
  • Financiamiento y programas de apoyo al comercio exterior
  • Promoción internacional
  • Investigación, análisis y selección de mercados internacionales.
Como podrá usted observar, las operaciones que un departamento de comercio exterior debe atender resultan por demás completas que un simple seguimiento a las operaciones que el área de compras o el departamento de ventas si pensamos en una exportación, han iniciado.
En relación con el párrafo precedente, el especialista en comercio exterior, debe de ser un ejecutivo altamente capacitado, que desarrolle las diferentes habilidades que de las funciones antes listadas pudieran gestionarse durante una negociación internacional. Debemos tener siempre presente que el incursionar en operaciones de compraventa internacional redituará en beneficios económicos para las empresas y que lejos de generar perdidas o problemas, el encargado del departamento de comercio exterior debe prever el maximizar las utilidades; o visto de otra manera, reducir los costos. Cada operación, negociación, desarrollo de proveedor resulta diferente y especial; a diferencia de las actividades de compra o venta en una organización, el departamento de comercio exterior, no puede ceñirse a un proceso inflexible de políticas o normas internas en una organización ya que en ello va el margen de utilidad de los diferentes productos o servicios que la empresa manufacture para la venta de los mismos o simplemente el costo de la operación, con la consecuente pérdida de todo parámetro económico conveniente para la institución.
Apartado especial resulta el idioma, competencia básica del ejecutivo de comercio exterior, sin embargo, los expertos aseguran que el idioma inglés seguirá siendo el idioma de los negocios; no obstante ello; no debe dejar de  observar al oriente; si, aquel tigre asiático, China, que ha despertado y que durante los próximos años tendrá y que de hecho ya tiene una fuerte presencia global en los mercados. Dicho lo anterior, aprender la lengua China debiera de ser uno de los objetivos de los responsables de los departamentos de comercio exterior para con sus subordinados, si parte de la idea original de que Asia es una oportunidad y no un riesgo.  Expuesto esto último me lleva a exponer dos ideas principales sobre la competencia que nuestro país y aquel país asiático (China) sostienen para el mercado de los EUA. A diferencia de oriente, nuestro país goza de una posición geográfica inmejorable lo que debiera de ser una ventaja. Es decir, optimizar nuestros tránsitos de mercancía hacía el mercado norteamericano, abasteciendo en un menor tiempo que oriente los productos demandados por el mercado norteamericano; así como de las preferencias arancelarías que derivadas del TLCAN se han gestionado debieran concebirse como una ventaja estratégica para competir por el mercado del Norte.
Como podrá percatarse, el objeto del tema es citar la trascendencia de un departamento de comercio exterior en su empresa y como colofón al presente escrito, permítame el beneficio de la duda, al mencionarle que en materia de comercio exterior se encuentran implícitos temas como envase, embalaje, marketing, logística, cadena de suministro, cadena de valor, incluso, actores principales como empresas importadoras, exportadoras, agentes aduanales, agentes embarcadores, brokers, asociaciones nacionales e internacionales, cámaras, autoridades aduaneras, por supuesto, líneas navieras, aéreas, terrestres; sin olvidar el aspecto legal en materia de contratos o pedidos de compraventa internacional; instrumento básico y esencial en toda operación de tal naturaleza que sembrará las obligaciones y los derechos de las partes involucradas. Mención especial resulta la tan difícil cláusula “jurisdiccional” que llaman los abogados, la cual, entre otros aspectos establecerá bajo los tribunales de que país, en su caso, se dirimirán las responsabilidades o incumplimiento de los contratos o pedidos entre las partes.
Después de todo, interesante el reto para el responsable del departmento ¿no lo cree así?.
 
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  1. Fernando Chávez H.
    enero 10, 2011 en 8:31 pm | #1

    Verdaderamente interesante me resultó el presente artículo en el sentido de la especialización de los departamentos, un punto muy importante como es la integración del costo de ventas y la repercución de la fijación del precio en ocaciones elevado y por consiguiente poco competitivo.

    Me resulta además el artículo muy útil, ya que me encuentro en un proceso de creación de un departamento que se encargara unicamente de dar seguimiento a las operaciones desde la importación de equipos hasta la entrega de los mismos al cliente.

    Desde tu punto de vista, crees que sería correcto atendiendo los puntos que bien mencionas como son el económico, se seguridad patrimonial, jurídico y yo agregaría el de control interno, crear el departamento de operaciones comerciales, dependiente de la Dirección Comercial?

  2. enero 14, 2011 en 5:00 am | #2

    gracias por compartir su información, usted tiene un gran poste aquí, yo ya marcado su sitio web

  3. Yefrem Hernandez
    marzo 1, 2011 en 1:01 pm | #3

    Buenos días, me parece muy acertado tu artículo sobre la importancia de un departamento de operaciones al comercio exterior dentro de nuestras empresas, sin embargo parece ser un tanto costoso para aquellas empresas que recién comienzan en estas actividades… lo cual puede solucionarse a través de alguna empresa externa… es importante que nuestras empresas cambien su mentalidad de sólo mantenerse con lo que el mercado local les proporciona, pudiendo salir a un mercado mayor que acepte sus productos…

    Saludos

  4. Concepcion Dionisio
    agosto 26, 2011 en 7:13 pm | #4

    Holas buen dia, Muy interesante el arículo de Manuel Zarza, permitanme el siguiente comentario:al respecto al crear un departamento de comercio exterior dentro de una empresa es lógico pensar que se trata de una empresa con una muy significativa producción y por consiguiente muy buenas ganancias debido a que ya ha abarcado el mercado nacional; pues para poder compenetrarse en ese ambiente se requeire contar con un buen poder adquisitivo, para enfrentarse a todo lo que implica vender(exportar) y comprar (importar). a/de otros paises.

    Un gran saludo

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